Ez a szokásos hármas: kivel, mennyibõl, mit?

1.) A belsõ szakmai stáb részleges hiánya

Egy költözési projekt, irodabútor beszerzés vagy akár egy teljes iroda koncepció váltás egy nagyon komplex feladat, amelyben az ügyfélnek a cégen belül létre kell hoznia egy támogató csoportot. Ez a stáb fogja képviselni a munkavállalók és a szervezet igényeit. A begyûjtött adatokat azonban már érdemes külsõ szakemberrel értékeltetni és egy testreszabott koncepciót állítani. Ez csupán egy példa a megfelelõ belsõ stáb felállításának szükségességére.

Vagyis az ügyfél oldalán ülõ emberek számának és gyakorlottságának,és szakmai sokszínûségének a hiánya az egyes számú hiba amit az ügyfelek elkövethetnek.

2.) A költségvetés és a hangsúlyok elcsúszása

A másik meghatározó elem a büdzsé illetve a hozzá tartozó mûszaki tartalom meghatározása, és jellemzõ alulbecslése. Ennek okai általában a nem megfelelõ idõráfordítás a projekt tervezésére, illetve ennek megelõzõ lépéseként a kidolgozott koncepció és cél meghatározása. Nagyon sok projekt azért maradt félbe vagy lesz félkarú torzó, mert nem jól mérték fel, nem megfelelõen gyûjtöttek információt elõre a kivitelezés és a berendezés költségeirõl. Sok esetben elavult adatokból dolgoznak, de a legnagyobb gond az aránytévesztés. Nagyon sok esetben látunk olyan beruházásokat, ahol elképesztõen magas színvonalú irodákba beköltöznek, de lehet látni hogy a végére nagyon elfogyott a pénz, elfogyott a türelem. Ez is gond, de van ennél is rosszabb eset. 

A szervezet és a munkatársak igényeinek összehangolásából ki kell hogy alakuljon egy fontossági sorrend, azaz, hogy mely területekre kell magasabb minõség, több tervezés, több információgyûjtés stb.
Lehet, hogy nem kellett volna gránit burkolatot rakni a lift elõterébe, hanem egy jó mosható viniltapéta is elégséges lenne, így a megtakarított pénzt elkölthették volna inkább ergonómiai bútorokra, hangelnyelõ felületekre vagy egyszerûen egy jó kávéfõzõgépre. 

Tehát nem az a gond ha kevés a budget, hanem ha az rossz hangsúllyal van elköltve.

Mi természetesen ebben is tudunk segíteni, illetve vannak olyan független szakértõk akik óriási rutinnal rendelkeznek, és egész nagy pontossággal megtudják mondani, hogy mit mennyiért lehet beszerezni a kivitelezõi piacon.

3.) Félelem a saját igények és lehetõségek felmérésétõl

A harmadik hibalehetõség, az ügyfél saját mûködésének nem reális ismerte, vagy nem reális bemutatása. Egy új irodakoncepció hasonlít egy nagy csapatépítõ kalandhoz az ismeretlenbe. De nagyon nem mindegy, hogy tudjuk e hogy kire számíthatunk, kit mennyire lehet terhelni és ehhez a képest a külföldrõl diktált elvek mennyire könnyen építhetõek be a hazai munkakultúrába. Ez a nagy HR kihívás, mely sokszor vezetõi kihívásokat is állít még a csapat elé. Csak egy egészséges énképû csapat képes valódi jövõbemutató startégiát kidolgozni – szakemberek bevonásával - magának.

Egy irodai koncepcióváltás, jelentõs bõvítés, vagy korszerûsítés nagyon nagy bátorságot igényel az ügyfél részérõl, önkritikát, javulási szándékot feltételez. Ha ezt belátják a munkatársak akkor a stresszt és az önámítást felváltja a pozitiv változás hangulata. Ebben sokan tudnak segíteni: a külföldi anyavállalat, belföldi HR , szervezeti tanácsadó ,a személyes coach, stb. Az új munkavégzési módszereket sok esetben nagyon nagy bizalom növekedést igényelnek . A menedzsmentnek a dolgozók felé több szabadságot, bizalmat kell adni. Ezeket a fejlõdéséket igazolják vissza egyébként a különbözõ irodai belsõ elégedettségi felmérések, a növekvõ employer branding értéke a cégnek ,illetve a HR munkáltatói versenyek, Év Irodája verseny és ezek nemzetközi változatai is.

Bátorság és bizalom kell tehát a jól megalapozott és a szervezet által is támogatott új koncepcióhoz.

Abban hogy ez látványos, érthetõ és alkalmazható legyen számtalan módon tudunk segíteni!