Home office koronavírus idején

2.rész

2020. október 21.

Cikksorozatunk első részében annak jártunk utána, miként kell(ene) reagálni a cégek vezetőinek a vírus okozta krízisre a cégen belüli kommunikáció és munkafolyamatok szervezés terén. A második részben azt vizsgáltuk meg, hogy milyenek az ideális otthoni munkakörülmények, milyen feltételeket kell biztosítani ahhoz, hogy az otthoni körülmények között végzett munka hasonló hatékonyságú legyen, mint a klasszikus irodai tevékenység. Beszélgetőpartnerünk Feuertag Ottó, az Europa Design alapító cégvezetője.

- Összeállításunk előző részében azzal foglalkoztunk, hogy kevés olyan cég van, amelyik felkészült a home office-ra történő részben vagy teljes egészében történő átállásra, és ezzel kapcsolatos stratégiát alakított volna ki. Sok munkaadónál hiányoznak azok az elképzelések, amelyek arra vonatkoznak, miként lehetne a klasszikus irodát a járványhelyzet miatt megkövetelt új paraméterek szerint átalakítani. Ám, kiderült, hogy azért vannak jó példák, és a cselekvés nem is feltétlenül a pénzen múlik: https://www.irodakereso.info/cikkek/irodapiaci-hirek/irodahaz-koronavirus-idejen. Lépjünk most tovább: mit tegyen az a munkaadó, aki azt szeretné, hogy a nem klasszikus irodában dolgozó munkatársának otthon is megfelelőek legyenek a munkakörülményei?

– A munkaállomás, illetve tágabb értelemben a munkahely nem csak egy irodaházban képzelhető el, hanem egy coworking irodában vagy – és mostanában ennek van különös aktualitása – otthon is: kicsit leegyszerűsítve ez utóbbit hívjuk home office-nak. Mielőtt kérdésére konkrétan válaszolnék, fontos, hogy lássuk, mi a helyzet ezen a téren ma Magyarországon. Pro Home címmel készítettünk egy saját kutatást áprilisban  arról, hogy milyen körülmények jellemzőek most azok körében, akik a munkaidejükben a cég számára otthon dolgoznak, illetve mit kellene tenni annak érdekében, hogy megközelítsük az irodai munkakörnyezet minőségét. A Pro egyszerre utal a professzionális jelzőre és arra is, hogy az otthoni munkáÉRT cselekszünk. Azt gondolom, hogy a home office kialakításáért a munkáltató kell, hogy elsősorban felelősséget vállaljon. Elöljáróban annyit, hogy ennek létrehozása egy nagyon komoly cselekvéssorozatból álló változásmenedzsment szemlélet  kell, hogy legyen, amelyet ugyanúgy kell elképzelnünk, mint egy normál irodai projektet.

– Melyek a legfontosabb megállapításai a felmérésnek?

– Zárójelben megjegyzem, hogy a home office jogi szabályozása sem tökéletes, de mi most elsősorban az ergonomia terén fogalmaztunk meg kérdéseket majd pedig ajánlásokat. A Pro Home kérdőívünket 350-en töltötték ki. Az első kérdés arra vonatkozott, hogy hány órát dolgoznak home office-ban? A legtöbben azt válaszolták, hogy hat óránál többet, vagyis már nem a „gyorsan otthon befejezem az Excelt holnapra” kategóriáról van szó, hanem a tényleges munkáról. A „hány munkavégzésre alkalmas helyiség” kérdésre – nem meglepő módon – az egyet jelölték be a legtöbben, de elég sokan, a válaszadók 40%-a mondta azt, két vagy három helyiség közül választhat.

– Ez azért bíztató, nem?

– Azt a tanulságot érdemes leszűrni, hogy ha karantén helyzet állna elő, amikor mondjuk a házastársaknak és a két gyereknek is szüksége lenne egy-egy elszigetelt helyre, akkor ez négy helyiséget feltételez, ami azért nagyon kevés helyen van meg. A magyar lakásokat nem erre találták ki.

– Miért baj ez? Az egyterű irodában is hallom, látom a másikat, érzem a szagát, látom a mosolyát.

– Igen, de egy irodában a legtöbben hasonló munkát végeznek vagy legalábbis hasonló területen tevékenykednek, ami akár még inspiráló is lehet. A megkérdezettek 28 százaléka jelölte be, hogy ketten vagy akár hárman is dolgoznak egy otthoni helyiségben, egy légtérben, ami kifejezetten zavaró, nem könnyíti meg az elmélyült fókuszmunkát, és adatkezelési gondokat is felvet. És ha már légtér: 34 % tud otthon klimatizálni; ezt érdemes összevetni azzal az adattal, hogy az A kategóriás irodák 95% a klimatizált, igaz, hogy otthon szinte mindenki tud természetes módon szellőztetni, ami az irodaházakban viszont nem jellemző.

– Oké, ezen a munkaadó nem sokat segíthet. Mi az, amiben viszont igen?

– A válaszadók 57%-a válaszolta azt, hogy megfelelő íróasztala van. Itt azt vettük normának, amikor legalább 72 centi magasra lehet állítani az írófelületet. A többiek a konyhapulton vagy az étkezőasztalon dolgoznak melynek a jellemző magassága inkább 75 cm, tehát sokaknak magas.Ennél is rosszabb a helyzet a székek esetében: mindössze 1,3% mondta azt, hogy haza tudta vinni a munkahelyéről az „igazi” székét.

– Tudom, hogy Önnek a minőségi , ergonomikus irodaszék a jó értelemben vett mániája, 26 éve, az Európa Design megalapítása óta formálja Magyarországon az ezzel kapcsolatos szemléletet, de egy valóban korszerű darab, amelyen észrevétlenül, fáradtság és egészségkárosodás nélkül tudunk végigdolgozni egy napot, akár több százezer forint is lehet.

– Erre még visszatérünk, de az azonnali, tűzoltást jelentő megoldás tulajdonképpen nagyon egyszerű: a munkaadónak a home office első napján ki kellene szállítania a dolgozók lakásába a saját, benti széküket. Ez egyben válasz az előző kérdésére. A szállítás költségvonzata nem számottevő, mégis, ugrásszerű ergonómiai javulást érhetünk el. Igen, az Europa Design a kezdetektől próbál szemléletet formálni ezen a téren, de – és ha már az Excelt említette – egy minőségi széket tekinthetünk befektetésnek is: az, aki örömmel ül bele egy testre szabható, az emberi test anatómiáját a legmesszebbmenőkig támogató darabba, az bizonyíthatóan hatékonyabb munkát végez. Ha valakit kiír az orvos, mert a helytelen testtartással végzett munkától fáj a dereka, az mibe kerül a cégnek?

– Mi a helyzet a számítógéppel?

– A ProHome kérdőívet kitöltők 78% használ notebookot, ami önmagában még nem túl érdekes, a gondot inkább a kiegészítők jelentik. Nem jellemző az ergonomikus billentyűzet, illetve a külön álló monitor használata, arról pedig csak a kérdőívet kitöltők 6%-a számolt be, hogy a monitor állítható karra lenne felszerelve. A notebook egy hordozható számítógép, melyet nem 8 órás folyamatos munkavégzésre terveztek kiegészítők nélkül. Tehát a hordozhatóság oltárán feláldoztak egy sor ergonómiailag fontos dolgot; az egész napos használat alatt a lefelé tekintő fejtartás  fárasztja a nyak környéki izomcsoportokat, és természetesen a gerincünk többi része is előnytelen pozícióba kerül. Továbbá terheli a kézfejet, csuklót a karokat, a szemet. A külön kamera és mikrofon és minőségi hangforrás is elengedhetetlenül fontos lenne egy telekonferenciához. A rossz kép és  hangminőség valamint a beszédértést zavaró egyébb tényezők igen komoly ergonómiai és azon belül is pszichés feszültséget okoznak. Az előző részben szót ejtettünk arról, hogy milyen hátrányban vannak azok, akik csak távolról követik a munkahelyi megbeszélést: kimaradnak az arcizmok finom rezdüléséből, az összenézésekből, az apró szemvillanásokból. Ha nincs megfelelő kameránk, illetve mikrofonunk, ez a hátrány még nagyobb; ha a fejhallgatónk nincs felszerelve aktív zajszűrővel, ha a laptop monitorja alulról, „tokából” mutat bennünket a többieknek, máris rosszul jártunk. Lábtámasza, professzionális egere is elkeserítően kevés otthonról dolgozónak van, és ezek mind apróságnak tűnnek, de a negatív hatásuk multiplikálódik: nem is biztos, hogy tudatosul az oka, de azt vesszük észre, hogy fel kell állnunk a gép mellől, járunk egyet, kivisszük a kutyát, elindítjuk a mosógépet.

Nem beszéltünk az adatbiztonság kérdéséről: a notebook kényelmes, hiszen az otthoni wifire kapcsolódva akár a kertben vagy a teraszon is dolgozhatunk. Ami igaz, de nem véletlen, hogy a munkahelyi rendszergazdák a legnagyobb veszélyforrásnak a wifi hálózatokat tartják az adatbiztonságra nézve. Itt is sok a tennivaló.

– Egy felnőtt ember be tudja osztani az idejét és a feladatait, lehet, hogy a saját ritmusában sokkal jobban halad, mint a 9-től 5-ig tartó kötött munkaidőben.

– Persze, nagyon jó, ha a lábam körül doromboló macskát meg tudom simogatni, de az már veszélyes, ha a tengerimalac elrágja valamelyik kábelt. Mindez, amit elmondtam, rizikót jelent. Olyan kockázatot, amely a fókuszmunka hatékonyságát, végső soron a minőségét rontja: ne felejtsük el, ami elvonja a figyelmemet, zavarja a koncentrációt, az egyben időt is rabol tőlem. Hiába nyerünk naponta mondjuk másfél órát azzal, hogy nem kell a munkahelyünkre utazni, ha közben arányaiban több a zavaró megszakítás, illetve a nem megfelelő koncentrációval végzett munka.  

– Nem beszéltünk még arról, hogy nem mindenki alkalmas a magányos munkavégzésre, pszichésen nincs felkészítve arra, hogy tartósan egyedül legyen egy otthoni munkaállomáson.

– A kommunikáció, a személyes találkozás például a kollaboratív terekben alapszükségletünk, ennek hiánya nem egyformán hat ránk, de vannak, akiknek ez komoly megterhelés. Amikor a főnök szóban vagy jelképesen megveregeti a válladat, „igen, jó lesz így, erre gondoltam”, sokaknak szárnyakat ad, és megújult lendülettel folytatódhat a munka. Otthon ez elmarad, és van, akinek a motivációja csökken, de van, aki letargiába csúszik, egyre gyengébb minőségű munkát produkálva. Érdekes , hogy néhányaknak biztonságérzetet nyújt  ha szoftveresen megfigyelhetik a monitorán végzett munkát.  A vezetők vállára is nagyobb terhet rak az otthoni csapattagok motiválása, a megfelelő bizalmi szint  elérése mindkét irányból.

– Mi jelentheti a kiutat?

– A hardware-re vonatkozóan összefoglaltam a teendőket. Ezek beszerezhető, bérelhető,   eszközök, hiányuk komoly mértékben veszélyezteti a home office hatékonyságát, végső soron az egész vállalkozás sikerét, biztonságát,  használatuk viszont akár ugrásszerűen javítja a dolgozók közérzetét, teljesítményét és hatékonyságát. De ez csak a dolgok egyik fele.

Legközelebb olyan jó gyakorlatokról szeretnék beszámolni, amelyek apróságokból állnak össze, de csodákra képesek. Előzetes bíztatásként és receptként csak annyit:  csak motivált, testi-lelki egészségét megőrző, hatékony munkavállalókkal lehet egy vállalkozás sikeres home office-al kiegészített időkben is!

Folytatjuk…

https://www.irodakereso.info/cikkek/interjuk/home-office-koronavirus-idejen