Irodaház koronavírus idején

Cikksorozatunk első részében annak jártunk utána, miként kell(ene) reagálni a cégek vezetőinek a vírus okozta krízisre a cégen belüli kommunikáció és munkafolyamat szervezés terén.

Beszélgetőpartnerünk Feuertag Ottó, az Europa Design alapító cégvezetője.

- Nagyon eltérő módon reagálnak a cégek a vírus kiváltotta válsághelyzetre; van, aki mindenkit hazaküldött és home office-t rendelt el, mások szétültetik a munkatársakat vagy rotációs munkarendet és szigorú fertőtlenítési protokollt vezetnek be. A két metódus természetesen keveredik, de az biztos, hogy az új helyzet mindenkitől a gyors reagálást és alkalmazkodást kívánja meg. A cégek nem akarják leállítani a munkát, tehát valamit tenniük kell. Milyen megoldások jöhetnek szóba, hogyan lehet tovább lépni, van-e olyan megoldás, ami előremutató?

- Márciusban, a cégek első reakciója az volt, hogy reagálva a kihirdetett intézkedésekre, próbálták maximalizálni a home office-ban eltöltött időt, illetve a munkát, de a munkaadók jelentős hányadának nem volt erre vonatkozó stratégiája, nem voltak erre felkészülve. Gyakorlatilag az történt, hogy hazaküldték a munkatársakat, akik szerencsés esetben kaptak egy notebookot, és kész, probléma kipipálva. Áprilisban, amikor kicsit normalizálódott a helyzet, akkor kezdtek el azon gondolkodni, hogy mi legyen az irodaterekkel, hogyan lehetne, illetve kellene ezeket átalakítani.

- Azt javaslom, hogy fókuszáljunk most azokra, akik a „vissza az irodába!” jelszót tűzték a zászlajukra!

- Egyetértek, ugyanis nekik kell a legtöbb változtatást véghezvinniük. Minden irodatér átalakításának alappillére a távolságtartás, illetve a fokozott higiéniai elővigyázatosság. A második szempont inkább a HR-re tartozik, és talán könnyebben kezelhető kérdés, foglalkozzunk tehát az irodai terekkel, ami viszont ingatlanszakmai és belsőépítészeti dilemma. A munkavállalóknak – kissé leegyszerűsítve – kétféle funkcióban kell helyt állniuk; az egyik az önállóan végezhető fókusz munka, amit részben otthon is el tudtak látni. Ehhez a cellás, illetve az open space munkaállomások ritkítását kell az irodaházakban megoldani. Az új munkaállomás kiosztáshoz nagyobb térre van szükség, vagy fogalmazhatunk úgy is, hogy ugyanabban a térben kevesebb munkatársat tudunk elhelyezni. Viszonylag egyszerű a matematikai levezetés, falak mozgatása nélkül is lehet megoldást találni. A nagyobb gondot a kommunikációs és a kollaborációs terek átalakítása jelenti. Eddig azt mondta a szakirodalom, hogy egy jó koncepciótervező a megrendelő cég struktúrájához igazítva olyan tereket kell, hogy kialakítson, amely az ad hoc jellegű kommunikációt is támogatja a cégen belül. Ez lehetett egy klasszikus nem foglalható tárgyaló, egy bárszékes sarok, egy babzsákos kisszoba vagy bármi, ami a személyes interakciók létrejöttét ösztönzi, gördülékennyé teszi.

- Fókusz-munka plusz kollaboráció egyenlő hatékony munkavégzés. Álnaív kérdés következik: ez minden cégtípusra érvényes?

- Nyilván egy könyvelő kevesebb időt tölt spontán brain storminggal a teraszon, mint egy marketinges vagy egy projektvezető, nem beszélve a kreatív munkakörökről, de az alapvetés az, hogy a közvetlen emberi kommunikáció hatékonysága és eredményessége kimagaslóan növeli a saját munkánk hatékonyságát, hiszen visszajelzést is kapunk és új ötleteket is. A kollaborációs terek problematikája mostanság két dolgot vet fel: ha több ember személyesen találkozik, akik viszonylag közel kerülnek egymáshoz, akkor nehezebb lehet betartani a távolságtartás szabályait. Ám, ha nem kerülünk fizikailag közel a másikhoz, nem érzékelhetjük a másik testbeszédét, az ajkak finom rándulását, az önkéntelen, spontán reagálást, egyáltalán a metakommunikációt. És ez baj, hiszen éppen ettől lesz hatékony a kollaboráció.  Egy vezetői pozitív hümmögés és mosoly nem ugyanaz, mint amikor esetleg a Zoom ablak sarán megjelenik egy sárga smile- ikon.

- Azonban a jelenlegi előírások szerint korlátozni kell a résztvevők számát.

- Vagy legalábbis nyilvántartani a résztvevőket. Nem szabad annyi embert összeengednünk, mint eddig, illetve el kell kerülnünk, hogy spontán még hárman bekapcsolódjanak egy megbeszélésbe. Ha a nyolcfős tárgyalóban hárman vannak, semmi gond, de ha még néhányan csatlakoznak, az már veszélyes lehet. A nyilvántartás vezetése technológiai- és pénzkérdés is, Magyarországon még nagyon kevés helyen került bevezetésre ilyen program. Aki már átesett a rendőrség által végzett kontaktkutatáson az tudja, hogy milyen felelősséggel jár tudni pontosan azt, hogy ki kivel találkozott az irodában.

- Tehát nem elég „levegősebbre” tervezi a kollaborációs tereket, az abban való humán viselkedést is meg kell tervezni, szervezni?

- Igen, a tereket és a munkát is irányítani, koordinálni kell, ami némileg ellentmond a korábban általunk is hangoztatott elveknek, mely szerint a kollaboráció lehetőség szerint legyen minél spontánabb. Az új helyzetben, például a rotációs munkarendnél már azt is meg kell határozni, hogy kik jöhetne be adott napon. Adódik a kérdés: bent lesz-e az, akivel váltanék néhány szót? Tárgyalás- és kommunikáció-technikai kihívás is egyben, hogy ha mondjuk, négy emberrel akarok beszélni, de ketten otthonról dolgoznak, akkor máris nem tudunk a teraszon találkozni, ehelyett egy olyan irodába kell bemennem, ahol ki van építve az ehhez szükséges technika. Ráér-e a két home office-os kolléga, nem ordít-e éppen a gyerek, rá tud-e hangolódni a témámra? Mind-mind olyan kérdés, ami bent nem vetődik fel, vagy könnyebb kezelni, de ennél fontosabb, hogy milyen lesz ennek a kommunikációnak a minősége.

- A technológia nagyon sokat fejlődött ezen a téren, az eddig halogatott eszközök használatát egy szempillantás alatt kellett elsajátítani, bevezetni.

- Mi is használjuk, és alapvetően egyetértek, de a hatékonyság terén a MS Teams, a Skype és a Zoom kínálta megoldások meg sem közelítik a személyes, élő találkozás minőségét. Amikor egy laptop monitorán álmos, olykor zavart szemeket és egy alulról rosszul megvilágított tokát látok, miközben hosszú percek mennek el a számtalanszor kifigurázott párbeszédekkel – hallasz? Én hallak. Itt vagy? Most nem látlak, kapcsold be kamerát stb. – nagyon nehéz motiváló, kreativitást serkentő beszédet tartani. Ráadásul pszichésen is nagy megterhelést jelent, ha valaki otthonról próbál bekapcsolódni. Ilyenkor ugyanis nem vagy a csapat teljesértékű része: a poénok egy részéről lemaradsz, nincs közös nevetés, mert csak egy valakinek adja be a hangját a rendszer, nem látod a spontán mosolyokat, a félbeharapott mondatokat, mindazt, amitől az élő kommunikáció emberi és hatékony. Kicsit profánul fogalmazva: meghívtak a buliba, de csak a körfolyosón állva, a konyhaablakon bekukucskálva kapsz némi ízelítőt abból, hogy éppen mit csinálnak az „igazi” bulizók.

-   Mi lehet a megoldás?

- Azt kell végiggondolnia a cégvezetésnek, hogy a folyamataikban hány százalékban van jelen ez a fajta személyes kommunikációs igény. Ha van erre vonatkozó statisztikája a cégnek, akkor kicsit könnyebb a helyzet: mondjuk tavaly 400 mini gyűlés volt. Figyelve a minőségre, ez alapján kell átalakítani a rendelkezésre álló teret; vagy ha lehetőség van rá, újabb, szabadon álló helyiségeket kell bevonni, a legjobb technikai megoldásokkal felszerelt kistárgyalókat kialakítani, növelni a személyes teret. Kommunikációs minőségvizsgálatot kell végezni, ami az alapja lehet egy irodaátalakítási tervnek. Az intimitás és a spontaneitás még így is sérül, nem beszélve a gyorsaságról, a rugalmasságról és a lazaságról. A cégeknek többek között ezekre kell választ kidolgozni.
Folytatjuk…